заказ обратного звонка
Наши услуги Магазин услуг Новости

Ольга Быкова примет участие в Международном  форуме "нулевого дня" ПМЭФ 2018 в Санкт-Петербурге

Отзывы

Юрий Горшков

Хочу выразить слова благодарности Компании «Консалтинговый бизнес-проект Ольги Быковой» Компания по праву и за ...

Блог

Ольга Быкова делится практическими знаниями и кейсами о бизнес-идеях мам-предпринимателей

Интервью

Экспертное мнение  Ольги Быковой об организационной структуре управления отелем в журнале "Академия гостеприимства"  ...

Статьи
Cтатьи
9 мая 2018

Сайт организации как современный аналог корпоративных СМИ

Социальные сети уже прочно захватили мир. Мир при этом почти не сопротивлялся. И теперь, на уровне индивидов, сама жизнь в значительнойстепени протекает 
именно в этом сегменте киберпространства: люди завязывают знакомство, взаимодействуют, общаются, занимаются самообразованием и используют различные каналы саморепрезентации, в основном, именно там. Дошло до того, что даже львиная доля их оффлайн-занятий теперь планируется и организуется на различных социальных
платформах.
Примерно то же самое можно сегодня сказать и об организациях. И тут речь даже не в том, что теперь сложно представить себе сколь-нибудь крупную компанию без страницы и собственного сообщества в социальной сети. В конце
концов, все и так знают, что именно туда теперь устремлена львиная доля рекламных бюджетов. Что именно там
быстро и эффективно продвигаются товары, услуги, концепции и новые идеи. Что именно там проводится рекрутинг и завоевываются новые сегменты
ЦА. Наконец, что именно там работают тысячи SMM-менеджеров, наличие которых в сколь-нибудь значительной организации стало уже обязательным требованием времени. Речь здесь, скорее, о том, что и сам рабочий процесс тоже все больше перетекает туда. Ведь социальная сеть теперь объединяет в себе те самые составляющие, из которых, на самом деле, и состоят офисные будни:
  • функционал мессенджера, позволяющий общаться индивидуально, а также в групповых чатах;
  • возможность совершать видео-звонки и аудио-вызовы; 
  • канал для обмена файлами и контентом; 
  • наличие страницы-профайла или аккаунта, которые четко идентифицируют имя, внешний вид и, если возможно, даже должность, специализацию и компетенции челове-ка.    
     
    Если же к этим к этим техническим моментам прибавить то, что, благодаря социальным сетям, можно отслеживать, находится ли работник онлайн, а также статус 
    отправленных ему сообщений, то понятна причина по которой центр координации, наблюдения и оценки все больше перемещается из мира e-mail’ов, телефонных линий и переговорных комнат в социальные медиа. 
Однако, точно так же ясно, что существующие социальные сети и мессенджеры (в РФ это, прежде всего, VK, Telegram, WhatsApp и Viber) все же не в полной мере приспособлены для того, чтобы удовлетворить все стороны процесса. Эти инструменты создавались для других, личных целей. А потому их внутренний баланс не всегда 
отвечает специфике офисной жизни. Собственно, по этой причине и можно сказать, что будущее — за созданием внутрикорпоративных социальных сетей.

Что такое корпоративная социальная сеть

Прежде всего отмечу, что в данной статье я подхожу к определению социальных сетей максимально широко. Так, говоря о них, я отношу к ним, например, тот же
Telegram, который, строго говоря, является не более чем мессенджером. Однако, «растекание» функционала и интересных идей между различными сервисами приняло
сейчас такие масштабы, что четко отделить один тип платформы от другого становится все сложнее. Итак, под корпоративной социальной сетью (КСС) я понимаю некоеdigital-решение c социальным функционалом, которое может быть адаптировано и кастомизировано под определенную организацию с рядом рабочих целей. Их можно
подразделить на две составляющие. С одной стороны, здесь можно выделить менеджерский аспект. То есть, организацию рабочего процесса: постановку задач,
соответствующий обмен данными и новостями, мониторинг исполнения поручений и оценку результата. С другой стороны, здесь неизбежно присутствует и личное измерение. То есть, эта площадка должна служить еще и для наглядного представления сотрудников организации — их лиц, должностей, компетенций и, возможно, личной
информации — которое позволяет им искать и идентифицировать друг друга без лишних трудностей, а также общаться между собой без особых барьеров.
Таким образом, немного огрубляя, идеальная КСС должна совмещать в себе:
  • наглядность VK и Facebook;
  • удобство Telegram в плане быстродействия и передачи данных;  
  • и, хотя бы в какой-то степени, функционал по управлению проектами. 
В принципе, идея КСС овладела деловым миром достаточно давно. Так, по данным McKinsey Global Institute, основанным на их собственных оценках и выборке, 
уровень использования подобных инструментов был на уровне 10% в 2006 и должен достигнуть 70% уже к концу 2017. На что способна корпоративная социальная сеть: производительность
Столь взрывной рост был отнюдь не случаен. Так, компании на деле увидели, что принятие КСС на вооружение позволило им добиться улучшения по следующим направлениям (опять же, по данным McKinsey):
  • время, затрачиваемое на нахождение профильных инновационных решений, сократилось на 31%; 
  • продуктивность работы сотрудников увеличилась на 15%; 
  • благодаря этому, рост прибыли компаний, использующих КСС, шел на 10% быстрее. 
Понятно, что вышеназванные категории могут показаться довольно общими, а потому способны вызвать определенный скепсис. Поэтому исследователи McKinsey попытались обобщить как картину рабочего дня, так и то позитивное влияние, которое КСС может на этот день оказать. 

Разумеется, это довольно усредненные показатели. Тем не менее, на интуитивном уровне — если каждый вспомнит, сколько времени он тратит на согласования и 
переговоры, а сколько на свою профильную деятельность — они видятся соответствующими действительности.

По результатам экспертов McKinsey, КСС могут существенно помочь по каждому из этих направлений. Их оценки представлены ниже:
  • Чтение e-mail’ов и ответ на них – 25-30%;
  • Поиск и сбор информации – 30-35%; 
  • Общение в коллективе и внутренние коммуникации – 25-35%;
  • Непосредственные служебные обязанности – 10-15%.
 То есть, если суммировать весь этот потенциал, то КСС способна увеличить производительность типичного сотрудника на 20-25%. 

В общем и целом, такие цифры не должны вызывать удивления. В конце концов, если объединить максимальное число рабочих инструментов в рамках одной платформы – которая обладает быстродействием, интуитивным интерфейсом и удобством в использовании – то «трансакционные издержки, если так можно выразиться, неизбежно 
упадут. Что автоматически позволит усилить полезный «выхлоп» на одного сотрудника за единицу времени. Впрочем, полезный потенциал КСС этим чисто
«технократическим» аспектом не исчерпывается. На что способна корпоративная социальная сеть: атмосфера в организации
Действительно, прочные количественные улучшения невозможны без улучшений качественных. То есть, недостаточно просто создать такую ситуацию, когда сотрудник
способен производить больше полезных действий за минуту. Необходимо еще и культивировать такой климат, когда он захочет этим шансом воспользоваться, в полной мере. КСС может быть полезной и тут. Даже на чисто интуитивном уровне понятно, что подобная социальная сеть способна, как минимум:
  • Во-первых, помочь преодолеть межличностные, структурные и географические барьеры. 
    Как известно, далеко не каждый ценный специалист является прирожденным коммуникатором, способным без проблем влиться в коллектив и общаться в нем. 
    Аналогично, далеко не все работники из смежных отделов имеют достаточно времени пересекать границы своих департаментов, не замыкаясь в них, чтобы видеть 
    картину целиком. Наконец, если Ваша организация работает в нескольких регионах или странах, то многие члены команды в разных географических точках 
    (от взаимопонимания между которыми зависит исход дела) могут вообще никогда не видеть друг друга. КСС – это эффективный мост во всех трех случаях. 
    
  • Во-вторых, сделать рабочий процесс – назначение задач, балансировку нагрузки между работниками, оценку их результативности – более прозрачным, понятным и 
    приемлемым. 
    Иными словами, когда вклад каждого четко виден и в любой момент может быть показан, то целый ряд проблем, знакомых каждому руководителю или HR-менеджеру, 
    может уйти в прошлое. Взаимные подозрения сотрудников относительно того, равную ли долю ответственности они несут. Адекватность их вознаграждения и 
    повышений. Обоснованность санкций, применяемых по отношению к ним в случае неудач. Наличие «любимчиков» и «козлов отпущения». Практически в каждом из этих эпизодов КСС может сделать образ организации в глазах сотрудников более справедливым и меритократическим. 
    
  • В-третьих, оздоровить иерархию организации. 
    Это проблема очевидна всем. С одной стороны, руководители в тот или иной момент времени могут казаться рядовому составу совсем уж недоступными. Что 
    неизбежно приведет, с одной стороны, к тотальному отчуждению и непониманию. А с другой – к ситуации, знакомой всем по поговорке «кот из дома – мыши в пляс». При наличии же КСС, шеф перестает быть абстрактной табличкой на двери кабинета, снова превращаясь в живого человека, который в любой момент может поинтересоваться у подчиненных, как идут их дела. Одновременно, взгляд с любого уровня, как известно, имеет свойство «замыливаться». Руководители забывают о 
    реальном содержании проходящих процессов, пределах возможного и неизбежных издержках. А потому могут, со временем, терять проницательность и деловую хватку, давая неадекватные поручения. Доступ к КСС с соответствующими правами дает возможность в любой момент освежить память и отрегулировать собственный фокус.
     
  • В-четвертых, при наличии КСС все наблюдают за всеми, в режиме 8/5 и 360°  
    Таким образом, она привносит в организацию дух здоровой соревновательности, когда никто не сможет остаться в стороне от общего дела. 
    
  • В-пятых, КСС способна, наряду с мотивацией, помочь с вовлечением сотрудников в жизнь организации. 
    Возможность использовать столь знакомый функционал социальной сети с фото и видео (или даже с лайками и шерами) на рабочем месте создает эффект личного 
    пространства прямо в офисе. А потому органически встраивает рабочую составляющую в сознание работника. 
    
Чтобы проиллюстрировать действенность всех этих факторов достаточно привести следующие данные. Так, недавно The Royal Bank of Scotland, банковская организациясо штатом в более чем 100 000 сотрудников, решил внедрить в свою практику Facebook at Work, профильное корпоративное ответвление все той же знакомой всем 
социальной сети. В качестве цели было заявлено, ни много ни мало, замена
e-mail’ов внутри компании на более современный инструмент для внутренней
коммуникации. Результаты были впечатляющими:
  • Число вовлеченных в постоянное использование приложения составило 90% сотрудников;
  • Показатель удержания работников после внедрения вырос на 20%. 
Проблемы КСС      

При всех этих преимуществах внедрение КСС, разумеется, не является абсолютно беспроблемный панацеей.

Да, в случае ее принятия сотрудниками и перехода в нее рабочих процессов, она обещает целый ряд позитивных подвижек. Кроме того, рынок сейчас предлагает большое разнообразие решений, поэтому проблемы с выбором не стоит в принципе (сегменты рынка на 2015 год, по данным McKinsey, можно увидеть на диаграмме ниже).

Однако, тут нельзя не принимать в расчет сопротивления изменениям. Действительно, закупка и установка соответствующего ПО, равно как и директивные указания на это ПО перейти, достаточными гарантиями не являются. То есть, при неудачном введении КСС она может превратиться в царство пустоты, где работники будут присутствовать чисто «для галочки», решая свои вопросы по-старому. Исследователи во множестве стран сейчас работают над тем, чтобы учесть все факторы, которые увеличивают шанс той или иной компании на успех или неудачу при введении.

Так, в относительно недавнем материале в «What Influences Employees to Use Enterprise Social Networks? A Socio-Technical Perspective» («Что влияет на использование КСС? Социо-техническая точка зрения») мне довелось увидеть, пожалуй, самое наглядное представление этих факторов1. Ниже оно представлено в сокращении, с ключевыми, на мой взгляд, пунктами и моими комментариями.

 

 

 

Технический аспект

 

 

Технология

Общее качество платформы

+ простота при использовании

+ доступность (в идеале, использовать КСС должно быть можно не только с компьютера, но с мобильных устройств при помощи приложений)

+ интеграция с внутренней сетью предприятия

- ограниченный функционал

Менеджмент

Характеристики задач в системе

+ Система позволяет сделать неясно сформулированные задачи более четкими и понятными

- Система создает слишком много дополнительной рабочей нагрузки не сотрудников

 

«-» – важный мешающий фактор

 

«+» – важный помогающий фактор

 

 

 

Социальный аспект

 

 

 

Организация

Поддержка со стороны топ-менеджмента

+ старшие менеджеры демонстрируют поддержку

- старшие менеджеры демонстрируют скепсис

 

Наличие специальных условий в рамках организации

+ Доступность тренингов по обращению с КСС в рамках организации

+ Проведение кампании по информированию персонала о преимуществах КСС

+ Наличие бонусов и небольших наград за использование КСС

+ Наличие позиции Community Manager, ответственного за введение и поддержку функционирования КСС

Атмосфера

Критическая масса пользователей

+ Наличие в штате сотрудников-энтузиастов, открытых новым решениям

- слишком старые и консервативные сотрудники

 

Климат в коллективе

- формальный стиль общения в коллективе

+ неформальный стиль общения в коллективе
+ Работники имеют права и обыкновение высказывать свое мнение

Индивиды

Время

- Высокая загруженность работников и нехватка у них времени

 

Воспринимаемые выгоды

+ сотрудники понимают, что использование КСС положительно сказывается на их положении в организации

 

В принципе, эта схема может использоваться в качестве чек-листа при выборе КСС и ее введении:

  • прежде всего должна быть сформирована рабочая группа, которая выберет то решение, чей функционал в наибольшей степени подходит конкретной организации;

  • затем, должна быть проведена диагностика самой организации на предмет того, в какой степени ее система менеджмента, структура, климат, культура и, главное, сотрудники готовы впитать выбранную КСС с ее функциями;

  • далее целесообразно разработать детальный план внедрения КСС, который бы включал в себя регистрацию сотрудников, ознакомительные и тренинг-сессии, систему бонусов.

В том случае, если критически важные факторы были должным образом учтены, само по себе внедрение КСС не должно представлять собою серьезной проблемы. Более того, КСС должна практически сразу начать приносить пользу.

 

Заключение

Все нынешние тенденции указывают на то, что использование КСС — это действительно решение не только завтрашнего, но уже и сегодняшнего дня. На это указывают два фактора.

Во-первых, как почти каждый из нас может сейчас наблюдать, множество рабочих процессов уже стихийно переместилось в социальные сети и мессенджеры, безо всяких указаний сверху. Работники по собственной инициативе все шире используют доступные им digital-ресурсы для взаимодействия и решения стоящих перед ними задач.

Во-вторых, все большее число компаний признает существование этого тренда и старается действовать проактивно. То есть, не ограничиваться пассивным наблюдением за тем, как бизнес перетекает в привычные платформы, а ищет возможности возглавить этот тренд и направить его в оптимальном направлении, чтобы получить от него подходящий результат. Эти компании активно исследуют, тестируют и используют профессиональные решения, настраивая их под себя.

Разумеется, своевременность и полезность введения КСС отнюдь не отмечено отменяют того факта, что на деле эта мера может столкнуться с проблемами. Выше уже отмечалось, что такой шаг требует соблюдения ряда условий и должной подготовки. Одновременно, я постаралась отметить, что ничего принципиально невозможно тут нет. Рынок КСС растет, усложняется и совершенствуется. А потому любые продуманные эксперименты здесь можно только приветствовать.


Полностью материал для скачивания в pdf

Автор материала - Ольга Быкова.  Статья была опубликована в журнале "Пресс-служба" №10, 2017г.

Полное или частичное копирование материалов запрещено, при согласованном использовании материалов сайта необходима ссылка на ресурс.

Услуги для развития вашего бизнеса в области "управления персоналом" и брендинга позволят вам оптимизировать затраты и вывести бренд вашей компании на совершенно новый уровень.

Обучайте и развивайте персонал вашей компании!